Ferienverwaltung

24/7 Zugriff

Mit MULTICAL haben Ihre Mitarbeitenden jederzeit und überall ihre bereits bezogenen und geplanten Ferien im Griff. Die Mitarbeitenden können entspannt am Wochenende zu Hause mit der Familie und Freunden den Urlaub planen und direkt beantragen. Gleichzeitig sehen sie, wann andere Teamkollegen abwesend sind, wo allfällige Konflikte entstehen und wann Unterbesetzungen drohen. Vorgesetzte werden entlastet, die Ferienplanung Ihrer Mitarbeitenden bedeutet kaum noch Aufwand für sie.

24/7 Zugriff

Ferien und Absenzen beantragen

Die Mitarbeitenden beantragen ihre Ferien und Absenzen mit wenigen Klicks. Die MULTICAL Software überprüft automatisch, wie viele Ferientage im laufenden Jahr noch zur Verfügung stehen, welche Ferien und Absenzen bereits genehmigt wurden und welche Konflikte drohen. Die Ferienplanung im Team könnte nicht einfacher koordiniert werden.

Ferien und Absenzen genehmigen

Bei der Entwicklung der Ferienverwaltung von MULTICAL war es uns ein Anliegen, Sie von unnötigen und zeitraubenden Papier- und Excellisten zu befreien. Deshalb war uns ein transparenter und einfacher Genehmigungsprozess wichtig.

Die Ferienverwaltung unterstützt Sie beim Genehmigen von Anfragen, indem sämtliche Informationen übersichtlich aufgelistet sind. MULTICAL warnt Sie, falls eine Unterbesetzung droht oder das Ferienkonto des Mitarbeiters überzogen wird. In Kombination mit dem Teamkalender sehen Sie außerdem, ob in der angefragten Zeit wichtige Termine stattfinden, die die Anwesenheit Ihrer Mitarbeitenden erfordern. Kurz, als Teamleiter oder Administrator beantworten Sie Anfragen für Ferien und Absenzen mit einem Knopfdruck!

Ferien und Absenzen genehmigen

Arztzeugnisse oder Aufgebote direkt in Anfragen hinterlegen

Schluss mit dem mühsamen Eintreiben und Aufbewahren von ärztlichen Zeugnissen, Aufgeboten oder anderen Belegen: In MULTICAL lassen sich jegliche Dateien direkt einer Anfrage, wie z.B. ein Arztzeugnis einer Krankmeldung anhängen. Somit können Ihre Vorgesetzten die erforderlichen Belege direkt in MULTICAL einsehen und dort jederzeit wieder aufrufen.

Übersicht • Immer und von überall

Als Teamleiter oder Administrator behalten Sie mit MULTICAL auch in hektischen Zeiten die Übersicht über Ihr Team und das Unternehmen.

Unter ‚Verläufe‘ sehen Sie als Teamleiter oder Administrator eine Auflistung Ihrer Teammitglieder mit Angabe der verbleibenden Ferientage, Krankheitstage, Absenzzeit und der Überstunden.
In der ‚Übersicht‘ können Sie sich das ganze Unternehmen oder nur bestimmte Abteilungen anzeigen lassen. Ebenso wählen Sie mit einem Klick aus, ob Sie eine Vorschau der An- und Abwesenheiten für die nächste Woche, den aktuellen Monat oder die nächsten drei Monate sehen wollen.
Über den Befehl ‚Aktuell‘ rufen Sie den Ist-Zustand aller Mitarbeitenden ab: Wer arbeitet und wer in den Ferien ist. In Kombination mit dem Modul ‚Teamkalender‘ sehen Sie zusätzlich, wer im Home-Office ist oder gerade mit einem Termin besetzt ist. Zudem sehen Sie, welche Ressourcen wie Sitzungszimmer, Geschäftsauto usw. gerade frei oder besetzt sind.
Last but not least, mit dem Befehl ‚Personalbesetzung‘ bekommen Sie eine grafische Schnellübersicht über die Abwesenheiten der Mitarbeitenden in der Firma oder in den Abteilungen während des gesamten Jahres, um Personalengpässe, beispielsweise in den Sommer- oder Weihnachtsferien frühzeitig zu erkennen.

Abteilungen • Teamleiter & Beobachterstatus

Im Modul Ferienverwaltung lassen sich optional Abteilungen anlegen. Abteilungen können auch in kleineren Unternehmen helfen, klare Strukturen zu schaffen. Mitarbeitende können in MULTICAL gleichzeitig in mehreren Abteilungen tätig sein, beispielsweise im Sekretariat und in der Buchhaltung oder im Einkauf und im Verkauf.

Definieren Sie für jede Abteilung einen oder mehrere Teamleiter. Ein Teamleiter muss dabei nicht zwingend auch in der Abteilung tätig sein. Bestimmen Sie für jede Abteilung, ob Anfragen für Ferien und Absenzen nur von einer oder mehreren Personen genehmigt werden muss.

Für jede Abteilung lässt sich der minimale Personalbestand festlegen und wie viele Personen maximal abwesend sein dürfen. MULTICAL verwendet diese Angaben, um Sie und Ihre Mitarbeitenden bei den Anfragen für Ferien und Absenzen auf Unterschreitungen hinzuweisen.

Des Weiteren ermöglicht MULTICAL, dass Mitarbeitende Beobachter von anderen Abteilungen sein können. So sehen Mitarbeitende im Empfang, die Telefonanrufe für das gesamte Unternehmen entgegennehmen, wer anwesend, wer in den Ferien oder wer krank ist.

Bei Krankheitsausfällen werden Mitarbeitende derselben Abteilung automatisch informiert, so dass nötige Vorkehrungen unverzüglich getroffen werden können. Über den Beobachterstatus kann dies auch abteilungsübergreifend ausgedehnt werden.

Abteilungen • Teamleiter & Beobachterstatus

Überstunden (Optional)

Das Modul Ferienverwaltung in MULTICAL enthält eine intelligente Überstundenverwaltung. Die Überstundenverwaltung kann firmenweise aktiviert oder deaktiviert werden oder auch für jeden einzelnen Mitarbeitenden ein- oder ausgeschaltet werden. So können beispielsweise Mitarbeitende, die über das Wochenende an einem Event teilnehmen, über die Ferienverwaltung Überstunden beantragen. Ähnlich wie bei den Ferien müssen angefragte Überstunden von den Teamleiter genehmigt werden. Bewilligte Überstunden werden beim Mitarbeiterkonto angezeigt und können zu einem späteren Zeitpunkt (je nach Firmenpolitik) entweder in Ferien umgewandelt, abgebaut oder ausbezahlt werden. Dank dem intelligenten Anfrage- und Genehmigungsprozess für Überstunden reduziert sich der administrative Aufwand auf ein Minimum und die Wahrscheinlichkeit eines Missbrauchs kann beinahe ausgeschlossen werden. Genehmigte Überstunden, welche ausbezahlt werden, werden direkt an die Buchhaltung übermittelt.

Statistik

Der Befehl ‚Statistik‘ (nur für Administratoren) liefert zusätzliche Informationen zu Krankheiten, Abwesenheiten und Überstunden. Mithilfe der Statistik können beispielsweise unübliche Krankheitsmuster früher und besser erkannt werden. Die Statistik ist wahlweise mitarbeiterbezogen oder unternehmensbezogen abrufbar.

Statistik

MULTICAL App

Auch in der mobilen App für Android und iOS haben Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihr Ferien-/Urlaubsguthaben. Zusätzlich zu den verbleibenden Ferientagen, Überstunden (sofern aktiviert), Krankentagen und Abwesenheiten, finden Sie Ihre bereits getätigten Anfragen chronologisch aufgelistet. Natürlich können Sie direkt in der App Ihre bevorstehenden Ferien eingeben, Überstunden praktisch von unterwegs erfassen oder eine Krankmeldung tätigen. Besonders praktisch für den täglichen Gebrauch ist die Ansicht „Absenzen“. Ein Blick reicht, um zu wissen, wer am heutigen oder zukünftigen Tag verfügbar ist.

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