FAQ

Unsere Ferienverwaltung revolutioniert das mühsame und zeitaufwändige Notieren und Erfassen von Ferienguthaben, Ferienanfragen etc. auf Papier, Word oder Excel und bringt zugleich Transparenz und Klarheit für alle Mitarbeiter und Teamleiter. Bei Ferienanfragen ist für Teamleiter in Sekundenschnelle ersichtlich, ob zum gewünschten Ferienzeitpunkt ein Engpass an Mitarbeitern besteht oder ob die Anfrage mit einem Mausklick bewilligt werden kann. Zusätzlich zu den Ferien managt die Ferienverwaltung auch Absenzen, Krankheiten und auf Wunsch auch die Überstunden.
Nein, mit der Ferienverwaltung kann jederzeit, auch mitten im Jahr oder mitten im Monat angefangen werden. Dank der Übertragsmöglichkeit kann bei Beginn der Arbeit mit der Ferienverwaltung das aktuelle Ferienguthaben für jeden Mitarbeiter einfach und in Sekundenschnelle erfasst werden. Der Rest erledigt die Ferienverwaltung.
Es können mit der Ferienverwaltung nicht nur Ferien angefragt und vom Teamleiter oder Admin bewilligt werden, sondern auch Abwesenheiten (z.B. Hochzeitstag oder Militär-/Zivilschutz/-Dienst) und Krankheiten. Bei einer Krankmeldung können auf Wunsch alle Mitarbeiter der Abteilung (oder auch die ganze Firma) automatisch informiert werden, damit alle im Bild sind und falls erforderlich nötige Massnahmen (z.B. Absagen von Terminen) vorgenommen werden können.
Ja. Teamkalender und Ferienverwaltung werden im Hintergrund autom. synchronisiert. Sämtliche Absenzen und Ferien werden entsprechend auch im Teamkalender reflektiert und bei einer entsprechenden Terminanfrage eines Mitarbeiters wird sofort angezeigt ob ein Teilnehmer in den Ferien ist oder vielleicht grad beim Zahnarzt.
Die Ferienverwaltung kann auch Überstunden! Es besteht die Möglichkeit auf Firmenebene und / oder auf Mitarbeiterebene Überstundenanfragen zuzulassen. Überstundenanfragen müssen vom Teamleiter genehmigt werden.
Dank der webbasierten Lösung für die Ferienverwaltung können Sie sich von überall aus und 24/7 anmelden. Das Einzige, was Sie dafür brauchen, ist ein Internetzugang. Ferienanfragen können ausserdem in wenigen Sekunden über die innovative MULTICAL App für iOS oder Android angefragt werden.
Falls die Ferien- oder Überstundenanfrage vom Teamleiter noch nicht beantwortet wurde, lassen sich alle Anfragen wieder mit einem Klick stornieren. Wurde die Anfrage schon beantwortet, so hat der Teamleiter oder der Administrator die Möglichkeit, die Anfrage manuell zu stornieren. Das abgezogene Guthaben wird Ihnen daraufhin wieder gutgeschrieben.
Nein, Ferienverwaltung berücksichtigt Ihre Arbeitstage und Arbeitspensum und checkt, ob Sie an den betroffenen Tagen einen regulären Arbeitstag hätten. Feiertage können von einem Administrator für mehrere Jahre im Voraus implementiert werden. Sie dürfen also ruhig auch das Wochenende oder einen Feiertag in Ihrer Zeitspanne der Anfrage angeben, ohne dass Ihnen dafür Guthaben abgezogen wird.
Doch, können Sie. Es ist auch möglich, ein negatives Ferienguthaben vorzuweisen. Dieses Defizit wird dann beim Jahreswechsel mit dem Guthaben des neuen Jahres verrechnet.
Eingeben können Sie die Ferien immer. Wenn der Administrator das Ferienguthaben des nächsten Jahres für die Mitarbeiter schon erzeugt hat, wird Ihnen automatisch Guthaben des betroffenen Jahres abgezogen.
Es ist möglich, automatisch alle Ihre Ferien, die Absenzen und auch die Krankheitstage in einen externen Kalender zu exportieren. Diese Funktion ist derzeit für iCal, den Android-Kalender sowie Outlook gewährleistet. Eine genaue Beschreibung, um dies einzurichten, finden Sie direkt in der Software unter «Anleitungen».
Der MULTICAL Teamkalender bietet viel mehr Möglichkeiten und Funktionen als der ‚Standard‘ Kalender. Der MULTICAL Teamkalender wurde speziell für die täglichen Herausforderungen und Bedürfnisse einer KMU entwickelt. Mit dem MULTICAL Teamkalender sehen Sie jederzeit Ihr ganzes Team auf einen Blick. Mächtige als auch praktische Funktionen wie Terminfindungsvorschläge, Home Office Sichtbarkeit, Videokonferenz Integration, Ressourcenmanagement und Integration mit dem Modul Ferienverwaltung mit Berücksichtigung des Pensums, Ferien und Absenzen runden den Teamkalender ab.
Es gibt ganz viele Besonderheiten! Z.B. beliebige eigene Kalenderansichten mit Auflistung der gewünschten Mitarbeiter, Ressourcen und Aktivitäten. Oder die Home Office Funktionalität, mit der für alle sichtbar ist, wer wann zu Hause oder im Geschäft arbeitet. Oder MULTICAL meldet gleich bei der Terminerstellung ob ein gewünschter Mitarbeiter für einen Termin verfügbar ist oder an diesem Tag z.B. wegen reduziertem Arbeitspensum nicht arbeitet oder beim Zahnarzt ist. Oder bestimmen Sie beim Anlegen eines Termins, ob der Termin von anderen Mitarbeiter eingesehen oder geändert werden kann. Oder ob Mitarbeiter einen Termin ablehnen können oder nicht (hilfreich bei Arbeitseinteilung z.B. für Support, Dienstleistungen, Ladenöffnungszeiten) uvm.
Noch ganz viele mehr. So enthält der MULTICAL Teamkalender auch ein cleveres Ressourcenmanagement. Jede Ressource hat ein oder mehrere Verantwortliche und jede Ressource kann für alle oder nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilung freigeschalten werden. Jede Ressource erhält auch einen Standort, der, falls nötig, mit nur einem Klick angepasst werden kann. Wird bei einem Termin eine Ressource gebucht die bereits besetzt ist, wird, sofern vorhanden, eine andere Ressource der gleichen Kategorie vorgeschlagen, also z.B. ein anderes Sitzungszimmer das noch frei ist oder ein anderes Geschäftsfahrzeug das noch verfügbar ist.
Der MULTICAL Teamkalender enthält auch ein cleveres To-do Management. To-dos sind zu erledigende Aufgaben die man für sich - oder in MULTICAL auch für andere - erfassen und zeitlich terminieren kann. Nach Überschreiten des ‚Fälligkeitsdatum‘ läuft das To-do mit dem Kalender solange mit bis die Aufgabe als erledigt markiert worden ist. Bei To-dos die an andere Mitarbeiter aufgetragen worden sind, sehen Sie ob diese als erledigt abgehakt worden sind und falls nicht können Sie entsprechend nachhaken.
Infotermine sind Termine die Ihren Kalender nicht blockieren und im Teamkalender am jeweiligen Tag zuoberst und separat aufgeführt werden. Einen Infotermin kann man für sich selber, andere oder auch für die ganze Firma erfassen. Sinnvolle Beispiele sind z.B. einen Infotermin für ein Weihnachtessen oder eine wichtige Ausstellung an der die Firma teilnimmt und alle Mitarbeiter informiert sein sollen (ohne den Kalender zu blockieren).
Zur Zeit können folgende Video-Konferenz Lösungen als Ressource in MULTICAL hinterlegt werden: GotoMeeting, GotoWebinar, Zoom, Zoom Meeting Raum und Teams.
Ja, dies ist gar kein Problem. Dafür muss einzig eine gültige E-Mail-Adresse zum Termin hinzugefügt werden. Einmal erfasste externe Teilnehmer werden in MULTICAL gespeichert und erscheinen im Wiederholungsfall durch Eingabe weniger Buchstaben automatisch. Externe Teilnehmer erhalten ein Termineinladungs Email in der gewünschten Sprache (zur Zeit werden DE, F, E unterstützt, weitere Sprachen auf Anfrage).
Nein, Sie bestimmmen selbst, welche Mitarbeiter Einsicht auf Ihren Kalender bekommen. Umgekehrt können Sie Mitarbeiter mit denen Sie enger zusammenarbeiten eine entsprechende Zugriffsanfrage senden. Privat markierte Termine bleiben trotz Genehmigung der Einsicht nicht einsehbar und werden nur als grauen Platzhalter dargestellt.
Dafür können Sie einfach einen Termin anlegen und den gewünschten Mitarbeiter und/oder die gewünschte Ressource hinzufügen. Im Fall einer Doppelbelegung warnt Sie MULTICAL sofort bei der Eingabe mit einem grafischen Hinweis dass der entsprechende Mitarbeiter / Ressource nicht verfügbar ist. Alternativ können Sie im Kalender die 'Mehrfachauswahl‘ aktivieren und mehrere Kalender (Mitarbeiter oder Ressource) gleichzeitig anzeigen lassen oder mittels Befehl ‚Aktuell‘ sehen Sie die Verfügbarkeit aller Ressourcen und Mitarbeiter.
Eigene Kalenderansichten sind sehr mächtig und können in wenigen Sekunden erstellt und gespeichert werden. Erstellen Sie z.B. eine neue Ansicht, wenn Sie für ein bestimmtes Projekt den Überblick über diverse Mitarbeiter und Ressourcen bekommen möchten. Oder erstellen Sie eine Ansicht wo Sie auf einen Blick den Terminkalender für alle Ihre Aussendienstleute sehen können. Oder erstellen Sie eine neue Ansicht um zu sehen wer in den nächsten Wochen im Level 1 und Level 2 Support eingeteilt ist.
Nein, müssen Sie nicht, denn Termine lassen sich einfach mit Copy-Paste kopieren und an einem anderen Tag wieder einfügen. Für wiederkehrende Termine enthält MULTICAL auch eine aussergewöhnlich mächtige Wiederholfunktion mit vielen Zusatzmöglichkeiten zur Verfügung.
Wenn Sie sehen, dass Ihre Terminanfragen nicht bestätigt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungsmitteilungen an die betroffenen Personen zu senden.
Es ist möglich, alle Ihre Termine automatisch mit Apple iCal, den Android Kalender oder Outlook zu synchronisieren. Eine genaue Beschreibung wie dies einzurichten ist, finden Sie in der Anleitung.
In den Einstellungen können Sie auswählen, wie Sie Ihre Termineinladungen erhalten möchten. Da können Sie selbstverständlich die Option «E-Mail» abwählen. Sie haben dann also die Möglichkeit, die Termineinladungen direkt im MULTICAL einzusehen und zu beantworten.
Ja natürlich. Die MULTICAL App gibt es sowohl für iOS als auch für das Android Betriebssystem. Mit der App sehen Sie klar und übersichtlich alle anstehenden Termine als auch die Verfügbarkeit von den Ihnen wichtigen Ressourcen und Mitarbeiter mit denen Sie enger zusammenarbeiten.
Wenn Sie private Termine eintragen möchten, bietet Ihnen MULTICAL die Funktion, einen Termin nicht öffentlich sichtbar zu machen. Private Termine können Sie zudem farblich von anderen Termintypen unterscheiden.
Das Modul «Zeiterfassung» ist nicht nur besonders einfach zu bedienen, sondern auch überdurchschnittlich intelligent: Die Soll-Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird dank Berücksichtigung des effektiven Arbeitspensums immer korrekt angezeigt. Auch Ferientage, Absenz- oder Krankheitszeit werden bei Benutzung des Moduls «Ferienverwaltung» immer automatisch berücksichtigt und vermindern dadurch den administrativen Zeitaufwand massiv gegenüber konventionellen Zeiterfassungen.
Ja, gar kein Problem. Zeitbuchungen lassen sich Kunden, einem Projekt oder einer Aktivität zuweisen oder sie können auch nur einfach einen Namen erfassen wie z.B. Emails oder Admin und dann werden die Zeiten auf die entsprechenden Kategorien / Namen gebucht.
Zeitknöpfe sind wie Favoriten oder Lesezeichen für Ihre ganz persönliche Zeiterfassung. Mit den Zeitknöpfen können Sie einfach und schnell Zeiten auf Kunden, Projekte, Aktivitäten oder eigene Namen wie Emails, Admin, Unterwegs, etc. buchen. Zeitknöpfe können in wenigen Sekunden erstellt und auch jederzeit wieder gelöscht werden, z.B. wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder ein Kundenauftrag fertig abgewickelt wurde. Die Zeitsummen der verwendeten Zeitknöpfe können jederzeit tageweise, wochenweise oder monatsweise angezeigt und z.B. für die Weiterverrechnung auch exportiert werden.
Die Zeiterfassung kann für die Mitarbeiter auch für den mobilen Einsatz freigeschalten werden. Allenfalls definierte Zeitknöpfe erscheinen automatisch auch in der MULTICAL App. Die geleisteten Tages-, Wochen- und Monatsarbeitszeiten sind auch auf der App jederzeit sichtbar
Kein Problem, denn alle Ihre Zeitbuchungen können Sie selbst manuell korrigieren. Ob in der MULTICAL-App von unterwegs oder in der Web-Version, einfach die gewünschte Zeitbuchung anklicken und die Korrekturen vornehmen. Für Teamleiter und Admin werden manuell bearbeitete Zeitbuchungen speziell markiert damit diese für Teamleiter sofort ersichtlich und leicht zu überprüfen sind.
Zeitbuchungen können auch manuell hinzugefügt werden. Dafür braucht es nur einen Doppelklick auf das gewünschte Datum in der Übersicht «Kalenderansicht». Auch nachträglich erfasste Zeitbuchungen werden für Teamleiter und Admin entsprechend gekennzeichnet.
Dank den vordefinierbaren Zeitknöpfen resp. der Möglichkeit, Zeitbuchungen Kunden, Projekten und Aktivitäten zuzuordnen, können Sie Ihre Übersicht ganz einfach und flexibel selbst zusammenstellen. Sie bestimmen dabei den Zeitraum (Tages-, Wochen- oder Monatsansicht) sowie die Auswahl der Kunden, Projekte und Aktivitäten. Was Ihnen am Screen angezeigt wird, können Sie direkt in ein PDF exportieren und abspeichern. Falls mehrere Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt oder für einen bestimmten Kunden gearbeitet haben, können diese Zeiten auch zusammengefasst exportiert werden