Gestion des vacances

Accès 24/7

Avec MULTICAL, vos collaborateurs ont à tout moment et partout la maîtrise de leurs vacances déjà prises et planifiées. Les collaborateurs peuvent planifier leurs vacances en toute décontraction le week-end à la maison avec leur famille et leurs amis et les demander directement. En même temps, ils voient quand d'autres collègues de l'équipe sont absents, où se situent les éventuels conflits et quand les sous-effectifs menacent. Les supérieurs sont déchargés, la planification des vacances de leurs collaborateurs ne leur demande presque plus d'efforts.

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Demander des vacances et des absences

Les collaborateurs demandent leurs vacances et leurs absences en quelques clics. Le logiciel MULTICAL vérifie automatiquement combien de jours de vacances sont encore disponibles pour l'année en cours, quels congés et quelles absences ont déjà été approuvés et quels conflits risquent de survenir. La planification des vacances au sein de l'équipe ne pourrait pas être plus facilement coordonnée.

Approuver les vacances et les absences

Lors du développement de la gestion des vacances de MULTICAL, il nous tenait à cœur de vous libérer des listes papier et Excel inutiles et chronophages. C'est pourquoi il était important pour nous d'avoir un processus d'approbation transparent et simple.La gestion des vacances vous aide à approuver les demandes en répertoriant toutes les informations de manière claire. MULTICAL vous avertit en cas de risque de sous-effectif ou de dépassement du compte de vacances du collaborateur. En combinaison avec le calendrier de l'équipe, vous voyez également si des événements importants nécessitant la présence de vos collaborateurs ont lieu pendant la période demandée. Bref, en tant que chef d'équipe ou administrateur, vous répondez aux demandes de congés et d'absences en appuyant sur un bouton!

Approuver les vacances et les absences

Joindre des certificats médicaux ou des ordonnances directement aux demandes

Fini la collecte et le stockage fastidieux des certificats médicaux, des ordonnances ou d'autres documents : dans MULTICAL, tous les fichiers peuvent être directement attachés à une demande, comme un certificat médical pour un arrêt maladie. Ainsi, vos supérieurs peuvent consulter les documents requis directement dans MULTICAL et y accéder à tout moment.

Aperçu - Toujours et de partout

En tant que chef d'équipe ou administrateur, MULTICAL vous permet de garder une vue d'ensemble de votre équipe et de l'entreprise, même en période d'activité intense.

Sous 'Historique', vous voyez, en tant que chef d'équipe ou administrateur, une liste des membres de votre équipe avec indication des jours de vacances restants, des jours de maladie, du temps d'absence et des heures supplémentaires.
Dans la 'vue d'ensemble', vous pouvez afficher toute l'entreprise ou seulement certains départements. De même, vous choisissez en un clic si vous souhaitez voir un aperçu des présences et des absences pour la semaine suivante, le mois en cours ou les trois mois suivants.
La commande 'Mise à jour' vous permet de consulter la situation actuelle de tous les collaborateurs: Qui travaille et qui est en vacances. En combinaison avec le module 'Calendrier d'équipe', vous voyez en plus qui est au home-office ou qui est actuellement occupé par un événement. De plus, vous voyez quelles ressources, comme la salle de réunion, la voiture de fonction, etc. sont actuellement libres ou occupées.
Last but not least, avec la commande 'Dotation en personnel', vous obtenez un aperçu graphique rapide des absences des collaborateurs dans l'entreprise ou dans les départements tout au long de l'année, afin d'identifier à temps les pénuries de personnel, par exemple pendant les vacances d'été ou de Noël.

Départements • responsable d'équipe & statut d'observateur

Dans le module Gestion des vacances, il est possible de créer des divisions en option. Les divisions peuvent également aider à créer des structures claires dans les petites entreprises. Dans MULTICAL, les collaborateurs peuvent travailler simultanément dans plusieurs divisions, par exemple au secrétariat et à la comptabilité ou aux achats et à la vente.

Définissez un ou plusieurs chefs d'équipe pour chaque division. Un chef d'équipe ne doit pas nécessairement être actif dans la division. Déterminez pour chaque division si les demandes de vacances et d'absences doivent être approuvées par une seule ou plusieurs personnes.

Pour chaque division, il est possible de définir l'effectif minimal et le nombre maximal de personnes pouvant être absentes. MULTICAL utilise ces données pour vous signaler, à vous et à vos collaborateurs, les cas de sous-utilisation lors des demandes de congés et d'absences.

De plus, MULTICAL permet aux collaborateurs d'être des observateurs d'autres divisions. Ainsi, les collaborateurs de la réception qui répondent aux appels téléphoniques pour l'ensemble de l'entreprise voient qui est présent, qui est en vacances ou qui est malade.

En cas d'absence pour cause de maladie, les collaborateurs de la même division sont automatiquement informés, de sorte que les dispositions nécessaires peuvent être prises immédiatement. Le statut d'observateur permet d'étendre cette mesure à tous les départements.

Départements • responsable d'équipe & statut d'observateur

Heures supplémentaires (facultatif)

Le module Gestion des vacances de MULTICAL comprend une gestion intelligente des heures supplémentaires. La gestion des heures supplémentaires peut être activée ou désactivée par entreprise ou encore activée ou désactivée pour chaque collaborateur. Ainsi, les collaborateurs qui participent à un événement pendant le week-end peuvent par exemple demander des heures supplémentaires via la gestion des vacances. Comme pour les vacances, les heures supplémentaires demandées doivent être approuvées par le chef d'équipe. Les heures supplémentaires approuvées sont affichées sur le compte du collaborateur et peuvent être converties ultérieurement (selon la politique de l'entreprise) en vacances, réduites ou payées. Grâce au processus intelligent de demande et d'approbation des heures supplémentaires, la charge administrative est réduite au minimum et la probabilité d'abus est quasiment exclue. Les heures supplémentaires approuvées et payées sont directement transmises à la comptabilité.

Statistiques

La commande 'Statistiques' (uniquement pour les administrateurs) fournit des informations supplémentaires sur les maladies, les absences et les heures supplémentaires. Les statistiques permettent par exemple d'identifier plus tôt et plus efficacement les modèles de maladie inhabituels. Les statistiques peuvent être consultées au choix pour les employés ou pour l'entreprise.

Statistiques

Application MULTICAL

L'application mobile pour Android et iOS vous permet également d'avoir à tout moment un aperçu complet de votre crédit de vacances/congés. En plus des jours de vacances restants, des heures supplémentaires (si activées), des jours de maladie et des absences, vous trouverez une liste chronologique des demandes que vous avez déjà faites. Vous pouvez bien sûr saisir vos vacances à venir directement dans l'application, saisir des heures supplémentaires pratiquement en déplacement ou faire un arrêt maladie. La vue 'Absences' est particulièrement pratique pour l'utilisation quotidienne. Un coup d'œil suffit pour savoir qui est disponible aujourd'hui ou le jour suivant.

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